Integretetspolicy
I denna policy förklarar vi hur vi samlar in och använder personuppgifter. Vi behandlar dina personuppgifter med respekt.
Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?
Allt som direkt eller indirekt kan härledas till en fysiskt levande person omfattas av begreppet personuppgifter. Det handlar inte bara om namn och personnummer utan även om t ex bilder och e-postadresser. En beskrivning av någons utseende eller beteende som gör att personen kan identifieras är också en personuppgift.
Några exempel på personuppgifter;
- Namn
- Adresser
- Telefonnummer
- Personnummer
- E-postadress
- Personbeskrivningar
- Bilder och videor
- Titel, avdelning och företag
Dina rättigheter
Du kan höra av dig till oss och begära ut, korrigera eller radera dina personuppgifter.
I vissa fall måste vi spara uppgifter, exempelvis på grund av bokföringslagen eller Kör och vilotidsförordningen.
Det här sparar vi vid vår första kontakt
När vi första gången tar kontakt med varandra så kan vi komma att registrera ditt namn, telefonnummer och e-postadress. När du ringer till oss sparas ditt telefonnummer automatiskt i den telefon du ringer till, när du skriver till oss sparas din e-post i vårt e-postsystem och när du lämnar uppgifter i vårt kontaktformulär på webbplatsen kommer dessa att sparas.
Om det inte redan har framgått av första kontakten kommer vi att fråga vad du heter, så att vi vet vem det är som kommunicerar med oss. I de fall vi träffas fysiskt kommer vi att spara de uppgifter du ger oss samtycke till att spara, exempelvis genom att du ger oss ditt visitkort. Samma sak om du skickar fysisk post till oss.
När du besöker vår webbplats sparar vi anonymiserade uppgifter om ditt IP-nummer, platsdata, vilken enhet och webbläsare du använder, när besöket skedde och vilka sidor du besökte.
Om vi inte fortsätter att ha kontakt med varandra och inte gör några affärer kommer vi att gallra bort dessa uppgifter när det gått ett år.
Det här sparar vi om vi gör affärer med varandra
Om vi inleder en affärsmässig relation av något slag, oavsett det är en relation som kund-leverantör eller ett ömsesidigt samarbete av något slag, kommer vi att behöva spara lite mer uppgifter om dig.
Det vi kan komma att spara är;
- ditt namn
- din adress
- din e-postadress
- ditt telefonnummer
- ditt organisationsnummer
- din titel, avdelning och företag
- leveransadresser och tjänster du köper
- anteckningar om gods eller transporter
- Om det är relevant för vårt samarbete kommer vi även att spara bilder och videor.
Vi samlar in dessa uppgifter för att använda dem för att exempelvis kunna kommunicera med dig (kontaktuppgifter), hantera beställningar (orderhantering) eller för att uppfylla laga krav (bokföring). Givetvis hanterar vi även personuppgifter för våra anställda och samarbetspartners.
Vi samlar in uppgifterna för att;
- kunna kommunicera med dig
- upprätthålla god kundservice
- hantera förfrågningar
- hantera beställningar
- hantera personalärenden
- hantera underleverantörer
- sköta vår bokföring
- skicka information du begärt
- skicka meddelanden om viktiga förändringar i våra villkor, policys eller organisation.
Hur samlar vi in personuppgifter?
Först och främst inhämtar vi personuppgifter direkt från dig. Om vi behöver mer uppgifter kan vi komma att komplettera vårt register med information. Dessutom samlar vi in personuppgifter om du använder kontaktformulär på vår webbplats.
Vi samlar in personuppgifter från;
- dig personligen
- din organisations webbplats
- kontaktformulär på vår webbplats
- så kallade kakor (cookies) på vår webbplats
- Bolagsverket, Skatteverket eller andra myndigheter
- sociala medier (om du interagerar med oss där)
- vår webbplats (om du besöker den)
Var sparar vi personuppgifter?
Vi begränsar antalet platser där vi sparar personuppgifter så mycket som möjligt. Vissa uppgifter måste vi spara, exempelvis på grund av bokföringslagen, och andra uppgifter behöver vi för att uppfylla avtal. De flesta personuppgifter använder vi för att hålla kontakten med våra kunder, leverantörer och samarbetspartners.
Vi sparar personuppgifter i;
- vårt tidrapporteringssystem
- vårt transportledningssystem
- vårt personalhanteringssystem
- vårt ekonomisystem
- vårt fleet managment system
- vårt ledningssystem
- våra e-postapplikationer
- våra telefoners kontaktlistor
- vår back-uplösning hos vår IT-leverantör
- sociala medier (om vi har kontakt där)
- analysverktyg på vår webbplats
Så länge det är relevant för vår kontakt (intresseavvägning), vi har avtalat med varandra (avtal eller samtycke) eller som vi måste på grund av myndighetsutövning (laga krav) kommer vi att spara dina personuppgifter.
Om du ringer, skickar post eller besöker vår webbplats kommer vi gallra bort alla personuppgifter när det gått ett år sedan vi senast hade någon kontakt med varandra. Avtal kommer vi att gallra bort fem år efter uppdragets slutförande.
Ibland kan denna gallring ske genom anonymisering.
Vi skyddar dina personuppgifter
Alla våra register skyddas, med exempelvis lås, lösenord eller tvåstegsautentisering. Det gäller våra IT-system, vår webbleverantör och vår back-uplösning. Vi har rutiner för att gallra bort personuppgifter ur våra system, vilket sker med olika intervall beroende på vad det är för uppgifter. Vissa personuppgifter är vi skyldiga att spara i upp till tio år.
Dina personuppgifter kommer aldrig att "återanvändas" i ett syfte som du inte godkänt på förhand. Vi kommer inte heller att dela personuppgifter med tredje part utan samtycke. Om vi överför data till länder utanför EU så skyddar vi alltid dessa med bindande avtal.
Om det mot förmodan skulle ske ett dataintrång så är vi skyldiga att informera Datainspektionen om det inom 72 timmar. Om intrånget drabbar någon som finns med i registret är vi skyldiga att informera personen om det.
Vid frågor om personuppgifter och dataskydd, kontakta: Marie Hultman, Kvalitetsansvarig
Dokumentet skapat: 2019-08-22